電帳法対策はもうお済ですか？

宥恕期間だからまだ大丈夫？電帳法について

2022年1月より開始となった改正電子帳簿保存法（以下、電帳法）。企業の取り組み状況を考え、2023年12月末までは「宥恕期間」が設定されています。まだ１年時間があるから大丈夫…とお考えの企業様はいらっしゃいませんか？

そもそも電帳法は紙での保存が義務付けられていた国税関係の帳簿や取引書類等を電子化して保存するために、保存のルールを定めた法律です。メールやWEB経由で送受信した請求書や見積書を「データ」で「いつでも検索できる」状態にしておくことが義務化されました。まだ対策がお済でないお客様は年度が替わるタイミング等できちんと切り替えられるように、準備が必要です。

実際何をどうしたらよい？改正電帳法に対応するためのポイント

※ここで示している「書類」とは「国税関係帳簿書類」のことで、仕訳帳・出納帳・貸借対照表・契約書等のことを示しています。

＜ポイント１：電子取引データ保存＞

電子取引とは、メールやWEB経由、ペーパーレスFAX等で授受した、送信した書類（注文書・見積書・契約書・領収書等）等の取引情報の授受を電磁的方式により行う取引を示します。この電子取引について「電子の状態で」保存しておくことが義務化されています。つまり、書面出力をして保存する必要がなくなりました。保存の方法については＜ポイント２＞で説明をしておりますのでご確認ください。

＜ポイント２：国税関係帳簿書類の電子データ保存＞

〇義務化された電子データの保存および紙の書類のデータ保存では以下を考慮する必要があります。

１：改ざん防止のための措置をとる。

「タイムスタンプの付与」「履歴が残るシステムの導入」の方法以外にも「改ざん防止のための事務処理規定を定める」でも構いません。

※事務処理規定というのは社内でルールを作って書面で設置することなので、タイムスタンプも専用システム利用しなくてもよい、となっております。事務処理規程は申請、報告の必要はなく、ただ作成していつでも提示できるようにしておけば問題ありません。システム費⽤等をかけずに導⼊できる“改ざん防止のための事務処理規程”については、国税庁ＨＰでサンプルを公表しています。

２：日付・金額・取引先で検索することができる

専用システムを導入していなくても、１牽引簿を作成する方法や、2) 規則的なファイル名を設定する方法でも対応可能です。牽引簿は表計算ソフトを用いて作成していただき、電子取引データのファイル名を例「 20220225_110000_ 株○○商事」のように、「日付_取引金額_取引先」で設定しておくことで容易に検索が可能です。基準期間の売上高が1,000万円以下である方（小規模な事業者）については、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件の全てが不要となります。

３：ディスプレイ・プリンター等を備え付ける

求められた際にいつでもスムーズに提示できるようにしておく必要があります。

＜ポイント３：事前承認制度の廃止＞

〇法改正以前に「書類をデータ保存する場合」

運用を開始する3か月前までに所管の税務署への事前申請・税務署長からの承認が必要でした。

さらに、電子保存したい書類の種類や、使用するシステム名とその台数、保存場所、といった具体的な情報を申請書に記入する必要がありました。

〇法改正後に「書類をデータ保存する場合」

事前申請・承認が不要で運用準備が整い次第すぐにデータ保存することが可能になりました。対象となるデータは「電子的に作成した国税関係帳簿を電磁的記録により保存する場合」と、「電子的に作成した国税関係書類を電磁的記録により保存する場合」です。

＜ポイント４：スキャナ保存＞

〇紙で受け取った、渡した書類については電子保存の義務化の対象外となるため必須ではありません。しかし、スキャナ保存の要件が大幅に見直され、原本の取り扱いについて以下のように緩和されたため、このタイミングを機に書類の保管について見直しをご検討されるのがおすすめです。

＜ポイント５：優良電子帳簿制度の創設＞

〇この制度は、一定の国税関係帳簿（注１）の優良な電子帳簿（注２）に係る過少申告加算税が５%軽減されるというものです。